❌ Les touches ctrl+c ctrl+v de votre clavier sont complètement usées ?
❌ Vous et vos équipes répétez périodiquement les mêmes tâches et vous n’avez pas le temps de faire autrement ?
❌ Vous cherchez quelles solutions techniques pourraient vous faire gagner du temps dans votre travail ?
❌ Vous avez entendu parler de l’automatisation mais vous vous demandez comment vous pourriez l’appliquer à votre business ?
Votre quotidien et celui de vos équipes est constamment rempli de tâches répétitives et obligatoires, mais qui finalement n’apportent que très peu de valeur à l’entreprise, et encore moins aux collaborateurs.
Vous le savez, il est temps de passer à l’automatisation.
Votre temps a énormément de valeur. Mais votre valeur, ce n’est pas votre temps.
Certaines tâches de votre quotidien vous empêchent très souvent de réaliser ce qui vous plaît le plus, ou ce qui a le plus de valeur pour vos clients.
En automatisant ces tâches, vous pourrez regagner leur maîtrise, tout en vous détachant des tâches rébarbatives.
Nous réfléchissons avec vous sur les meilleures solutions techniques qui peuvent être apportées et les mettons en place pour vous.
Mais quels sont les signaux qui indiquent qu’une tâche peut (et doit) être automatisée ?
C’est une option à laquelle on ne pense pas forcément. Et pourtant, rendre automatique une tâche, une action, est un luxe accessible.
Avec les outils et logiciels d’automatisation qui existent aujourd’hui, il est devenu très facile d’automatiser des tâches simples et complexes.
Et donc de gagner du temps, de l’argent et de la sérénité.
L’objectif est d’en éliminer un maximum pour vous consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Rappelons que ces tâches répétitives prennent un temps considérable sur votre planning et donc diminuent sérieusement votre productivité. De plus, elles comportent des risques d’erreurs importants : retards de facturation, mauvaise analyse d’affaires…
Des étapes essentielles mais répétitives qui vous font perdre le temps, risquent d’engendrer de nombreuses erreurs. L’automatisation vous permettra à la fois de limiter ces erreurs et d’accélérer l’ensemble du processus.
Automatiser ces tâches récurrentes c’est donc se sortir d’une certaine routine, de gagner en efficacité et vous recentrez sur votre cœur de métier.
Une chose est sûre : plus une tâche est répétitive, plus elle sera automatisable.
L’automatisation des processus permet de :
✅Standardiser les méthodes
✅Améliorer l’efficacité
✅Simplifier les contrôles
✅Faciliter la facturation
✅Disposer d’une information détaillée sur l’activité
Qui ne rêve pas de simplifier à 1 ou 2 tâches un long processus de plusieurs actions qui se répètent sans cesse ?
Au sein de l’agence, l’automatisation est appliquée quand il s’agit d’une tâche répétitive, désagréable et à faible valeur ajoutée.
Quand elle est répétitive, quand on fait trop de copier coller, qu’elle est pénible à réaliser et qu’elle ne nécessite pas de réflexion de haut niveau, alors on automatise.
Nous vous aiderons à analyser quelles actions peuvent devenir automatique au sein de votre structure, de votre quotidien.
Puis définir un diagramme qui retrace les différentes étapes du processus pour avoir une vision globale et les éventuelles subtilités à prendre en compte.
Il y a différentes questions à se poser avant d’automatiser une tâche. En voici quelques unes :
Quelle est la fréquence de cette automatisation ?
Quel va être le déclencheur de cette automatisation ?
Qui doit pouvoir déclencher cette automatisation ?
Quel est le meilleur outil pour gérer cette automatisation ?
Comment contrer les bugs potentiels : faute d’orthographe, double clic, oubli d’une donnée ?
Vous pensez maintenant à certaines tâches qui pourraient y passer ?
Avant de partir sur l’automatisation, il est important de cadrer le rendu automatique d’une tâche et surtout de vérifier si cette action ne sera pas plus gênante que de le faire soi-même manuellement.
C’est donc étudier les limites à l’automatisation et ne pas y foncer tête baissée.
Car si l’automatisation fonctionne dans la majorité des cas, mais que la gestion des quelques cas restants est cauchemardesque, vous serez dans une situation peu commode.
Ainsi, voici un aperçu des étapes à suivre avant une automatisation :
On peut aussi inclure une étape de validation manuelle et concevoir un tableau de bord pour le suivi des tâches effectuées.
Ce qu’il faut garder à l’esprit c’est de bien penser à l’objectif final et d’aller petit à petit vers une automatisation complète.
Automatiser des tâches élémentaires dans un premier temps, plutôt que tout le processus est parfois plus judicieux pour amener le changement